20 consejos para convertir a cualquiera en un Pro del Excel

¿Buscas consejos para convertirte en un profesional de Excel?

Nadie puede negar la importancia de dominar Excel en la oficina.

Sin embargo, tanto los principiantes como los utuarios experimentados no necesariamente conocen todos los consejos útiles.

Así­ que aquí­ tienes 20 consejos y trucos para convertirte en un profesional de Microsoft Excel:

1. Un clic para seleccionar todo

Puede que sepas cómo seleccionar todas las celdas usando el Control (Ctrl) + un atajo de teclado.

Pero pocos utuarios saben que con un solo clic en el botón de esquina todos los datos se seleccionan al instante.

2. Abrir varios archivos al mismo tiempo

Cuando necesites utilizar varios archivos al mismo tiempo, en lugar de abrirlos uno por uno, hay un truco para abrirlos todos en un solo clic.

Selecciona los archivos que desee abrir y pulse Intro. Todos los archivos se abrirán simultáneamente.

3. Cambiar entre varios archivos Excel

Cuando tienes varias hojas de cálculo abiertas, no es muy práctico cambiar entre ellas.

Y si tienes mala tuerte como para abrir el archivo equivocado, puedes comprometer todo tu proyecto.

Utiliza el acceso directo Ctrl + Tab para mover fácilmente de un archivo a otro.

4. Añadir un nuevo acceso directo en el menú

De forma predeterminada, hay 3 atajos en el menú superior que son Guardar, Cancelar y Restaurar.

Pero si quieres usar más atajos, como por ejemplo Copiar y Pegar, puedes añadirlos de la siguiente manera:

Archivo –> Opciones –> Barra de herramientas –> Acceso rápido y agrega Cortar y pegar de izquierda a derecha y guarde.

Verás 2 atajos añadidos en el menú superior.

5. Añadir una lí­nea diagonal a una celda

Por ejemplo, cuando creas una lista de direcciones de cliente, puede que necesites hacer una línea de separación diagonal en la primera celda.

Esto es útil para diferenciar entre columna e información en lí­nea. ¿Pero cómo puedo hacer eso?

Haz clic con el botón derecho en la celda, luego haga clic en Formato de celda, Bordes, y finalmente en el botón derecho inferior (diagonal hacia abajo) y valide.

6. Añadir varias columnas o filas al mismo tiempo

Probablemente sepas cómo agregar una nueva fila o columna.

Pero con este método pierdes mucho tiempo. Porque tienes que repetir la operación tantas veces como columnas o filas tengas que añadir.

La mejor solución es seleccionar varias columnas o filas, luego hacer clic con el botón derecho en la selección y elegir Insertar en el menú desplegable.

Las nuevas filas se insertarán sobre la fila o a la izquierda de la columna que seleccionaste primero.

7. Mover datos de varias celdas rápidamente

Si deseas mover una columna de datos en una hoja de cálculo, la forma más rápida es seleccionar la columna y luego mover el puntero al borde de la columna.

Y cuando se convierte en un icono de la flecha cruzada, haz clic en él y déjalo presionado para mover la columna donde quieras.

¿Qué tucede si también necesitas copiar los datos? Simplemente presiona la tecla Control (Ctrl) antes de mover la columna. La nueva columna copiará todos los datos seleccionados.

8. Eliminar rápidamente celdas vací­as

Cuando llenamos la información para el trabajo, a veces nos faltan datos. Como resultado, algunas celdas permanecen vací­as.

Si necesitas eliminar estas celdas vacías para mantener los cálculos exactos, especialmente cuando calculas un promedio, la forma más rápida es filtrar todas las celdas vacías y eliminarlas con un solo clic.

Selecciona la columna que desees filtrar y haz clic en Datos y Filtro. Haz clic en Deseleccionar y selecciona la última opción llamada Celdas vacías.

Esto selecciona todas las celdas vacías. Todo lo que tienes que hacer es quitarlas y hacerlas desaparecer.

9. Cómo realizar una búsqueda aproximada

Puedes saber cómo activar la búsqueda rápida utilizando el acceso directo Ctrl + F.

Pero, ¿sabías que es posible hacer una búsqueda aproximada utilizando símbolos ? (marca de pregunta) y * (asterisco)?

Estos símbolos deben utilizarse cuando no estés seguro de los resultados que estás buscando. El signo de interrogación debe utilizarse para tustituir un solo carácter y el asterisco por uno o más caracteres.

Y si te preguntas cómo buscar un signo de interrogación o asterisco, simplemente añade el sí­mbolo Wave ~ delante como se muestra a continuación.

10. Cómo extraer valores únicos de una columna

¿Alguna vez has tenido una tabla en la que quisiste extraer valores únicos de una columna?

Puede que estés familiarizado con la función Filtro de Excel, pero pocas personas usan el Filtro avanzado.

Sin embargo, es práctico extraer valores únicos de una columna. Haz clic en la columna correspondiente y ves a Datos –> Avanzado. Aparecerá una ventana emergente.

En esta ventana de diálogo, haz clic en Copiar a otra ubicación. A continuación, selecciona dónde deseas copiar los valores únicos completando el campo Copiar en. Para rellenar este campo, puedes hacer clic directamente en la zona elegida. Esto evita escribir valores precisos.

Todo lo que tienes que hacer es marcar la casilla Extracción sin duplicados y hacer clic en Aceptar. Los valores únicos se copiarán en la columna especificada y se podrán comparar con los datos de la columna inicial.

Por esta razón, es aconsejable copiar los valores únicos en una nueva ubicación.

11. Limitar los datos de entrada con la función de validación de datos

Para mantener la consistencia de los datos, a veces es necesario restringir los valores que los utuarios pueden introducir en una celda.

En el siguiente ejemplo, la edad de la persona debe ser un número entero. Y todos los participantes en esta encuesta deben tener entre 18 y 60 años de edad.

Para asegurarte de que los participantes no introducen datos fuera de este rango de edad, ves a Datos –> Validación de datos y añade los criterios de validación.

A continuación, haz clic en la pestaña Mensaje de entrada y escribe un mensaje como éste:”Por favor, utiliza un entero para indicar tu edad. La edad debe estar entre los 18 y 60 años.”

Los utuarios recibirán este mensaje cuando muevan el ratón sobre las celdas correspondientes y recibirán un mensaje de advertencia si la edad introducida está fuera de este rango de edad.

12. Navegación rápida con Ctrl + botón de flecha

Cuando haga clic en Ctrl + cualquier tecla de flecha del teclado, podrá desplazarse de un vistazo a las 4 esquinas de la hoja de trabajo.

Si necesitas moverte a la última línea de tus datos, haz clic en Ctrl + flecha abajo.

13. Transformar una fila en una columna

¿Necesitas vitualizar tus datos en una columna mientras está online?

No es necesario volver a escribir todos los datos. He aquí­ cómo hacerlo.

Copia el campo que deseas modificar en una columna. A continuación, sitúa el cursor en la celda de la fila donde se colocarán los datos.

Editar y luego Pegar especial. Activa la casilla Transponer y haz clic en Aceptar. Ahora tus datos se vitualizan en una columna.

Debes saber que este truco también funciona para convertir una columna en una columna en lí­nea.

14. Ocultar datos cuidadosamente

Casi todos los utuarios de Excel saben cómo ocultar datos haciendo clic con el botón derecho del ratón y seleccionando Ocultar.

Pero el problema es que se puede ver fácilmente si tiene pocos datos en la hoja de cálculo.

La manera más fácil de ocultar los datos con cuidado es usar un formato de celda especial.

Para ello, selecciona el área a ocultar y haz clic con el botón derecho del ratón para seleccionar Formato de celda.

Selecciona Personalizado y sitúa el cursor en Tipo. Escribe el código “;;;;” sin comillas. Pulsa OK. El contenido de la célula es ahora invisible.

Estos datos sólo serán visibles en el área de vista previa junto al botón Function.

15. Combinar el contenido de varias celdas en 1

No es necesario utilizar fórmulas complicadas para combinar el contenido de varias celdas. Siempre y cuando sepas cómo usar el sí­mbolo &, no tienes que preocuparte.

Abajo, hay 4 columnas con texto diferente en cada una de ellas. ¿Pero cómo se combinan en 1?

Selecciona una celda en la que desees vitualizar el resultado. A continuación, utiliza la fórmula con el &.

Finalmente, teclea Enter para que todos los contenidos de A2, B2, C2 y D2 se combinen en una sola celda.

16. Pasar de minúscula a mayúscula

¿Quieres usar letras mayúsculas? Aquí­ hay una fórmula sencilla para hacerlo.

En el campo de función, simplemente escribe SHIFT.

Y para cambiar las letras mayúsculas por minúsculas, escribe MINUSCULE. Finalmente, para poner en mayúscula sólo la primera letra, escriba NAME.

17. Cómo introducir un valor a partir de 0

Cuando un valor comienza con cero, Excel borra automáticamente el cero.

Este problema se puede resolver fácilmente añadiendo un apóstrofe antes del primer cero.

18. Acelerar la introducción de términos complicados con corrección automática

Si necesitas escribir texto complicado más de una vez, la mejor manera de hacerlo es utilizar la función de autocorrección.

Esta función reemplazará automáticamente tu texto con el texto correcto.

Tomemos, por ejemplo, í‰cole Politécnica, que puede tustituirse por una palabre más simple como Poly. Una vez activada la función, cada vez que se escribe Poli, se corrige en í‰cole Politécnica.

Práctico, ¿verdad? Para iniciar esta función, ves a Archivo–> Opciones –> Comprobar–> Auto Corrección. A continuación, rellena el texto a tustituir con el texto correcto.

19. Un clic para los cálculos automáticos

La mayoría de los utuarios saben que la información interesante como el promedio se puede obtener fácilmente mirando la barra de estado en la parte inferior derecha.

Pero, ¿sabías que podías hacer clic con el botón derecho del ratón en esta barra para obtener otros cálculos automáticos?

20. Renombrar una hoja de cálculo utilizando un doble clic

Hay varias maneras de renombrar las hojas de cálculo. La mayorí­a de los utuarios hacen clic con el botón derecho en él y eligen Renombrar.

Pero pierden mucho tiempo. La mejor manera de hacerlo es hacer doble clic en la pestaña para renombrarla.

Y hasta aquí, espero que ahora te sientas un poco más cómodo con Excel 🙂

Ten en cuenta que estos ejemplos se basan en Microsoft Excel 2010, pero también deberían funcionar bien en Excel 2007 o 2013.